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Administração de empresas de eventos

Como abrir empresa de organização e produção de eventos

Neste artigo você aprenderá o passo a passo de como abrir uma empresa de organização de eventos.

Iniciar uma empresa de qualquer tipo no Brasil não é tarefa fácil, a primeira dificuldade que temos é a burocracia.

Além disso, há os impostos, legislação trabalhista, contratos, terceirização e muitas outras travas que desincentivam a criação de uma empresa.

Apesar disso, muitas empresas são abertas anualmente no Brasil e o empreendedorismo é ainda a melhor forma de gerar riqueza para o país gerando empregos.

Olhando para a visão do empreendedor, pode ser a porta de entrada para uma mudança econômico social.

Porém, existem dois tipos de empreendedor e é por eles que começaremos esse artigo.

Tipos de empreendedorismo

Há diversos tipos de empreendedores no sentido de perfil e comportamento.

Porém, quando olhamos para o empreendedorismo e cenário de mercado, o podemos dividir em dois grupos.

O empreendedorismo por necessidade e o motivado por oportunidade.

Entender a qual dos mundos você pertence é fundamental para saber o grau de maturidade do que você se encontra.

Empreendedores motivados por necessidade costumam ser aqueles no quais querem complementar a renda.

Ou ainda, aquele que perdeu sua renda e a busca por recolocação no mercado de trabalho não está fácil.

Sendo assim, o empreendedor por necessidade não possui outra forma de obter renda para si e sua família, não possui outra opção além do empreendedorismo.

Esse tipo de empreendedor precisa gerar caixa rápido, o que dificulta o penso da criação da estratégia para um novo negócio.

Por outro lado, existem aqueles empreendedores motivados pelas oportunidades, ou seja, ele percebe, analisa e estuda o mercado.

Esse artigo portanto, não é para excluir ou desmotivar o empreendedores por necessidade, porém, ele será mais útil para aqueles que percebem oportunidades.

Algumas das ferramentas descritas no texto te ajudarão a tomar as melhores decisão para potencializar ainda mais suas percepções de oportunidades.

Porque abrir uma empresa de eventos

Agora que entendemos melhor os dois tipos de empreendedores, você deve analisar a sua situação.

É claro que há diferenças entre eles e que sua situação está entre esse dois mundos.

Mas não podemos esquecer que abrir uma empresa é resolver problemas dos outros e ser remunerado por isso.

Resolver problemas, ser empático as necessidades e saber ouvir o que seu cliente está buscando.

Lembre-se, esse acontecimento pelo qual ele te contratou em 100% das vezes é para realização de um sonho.

No caso de eventos sociais, o nível de afetividade que estará envolvido é muito alta.

Quem por acaso não quer que seu casamento seja um sucesso, é um momento único na vida de um casal.

Por tanto, a sua empresa mais do que tudo, deve trabalhar por um propósito.

Mas, isso não exclui você de viver, receber e ganhar muito bem por isso.

Você está oferecendo seus serviços que é entregar a melhor experiência de um acontecimento único na vida de seu cliente.

Cobre bem por isso, mas entregue o prometido, diminuir as chances de frustração do seu cliente por um serviço meia boca.

Esse discurso de entregar experiências e momentos únicos também valem para empresa de eventos corporativos.

Ser detalhista e saber escutar o que o cliente realmente quer, trabalhar por um propósito é o que deveria ser a resposta do porque abrir um empresa de eventos.

Falando em propósito, nosso próximo passo é utilizar o Círculo Dourado para entendermos o porquê você faz o que faz. 

Círculo dourado: comece pelo porquê

“As pessoas não compram o que você faz, mas o porque você faz”

Simon Sinek

A citação acima foi tirado de um clássico empresarial do nossos tempos, Comece pelo Porque

Nele, Sinek mostra porque empresas e pessoas que focam no seu porquê são inspiração para todos e, com isso, ganham admiração do mundo.

Entender o porque você quer abrir a sua empresa de eventos é o ponto principal para alcançar os seus objetos.

O desejo altruísta de realizar o sonho dos outros, ou mesmo, empregar maior número de pessoas para melhorar suas vidas podem ser algumas das razões.

Para o autor, todas as empresas sabem o quê fazem. Algumas sabem como fazem, mas poucas sabem o porquê fazem o que fazem. 

O porquê não deve ser confundido com “fazer lucro”, este é o resultado.

O porquê diz respeito ao propósito, à missão.

Sabendo a sua missão você se comunicará melhor e alcançará resultados extraordinários.

Sinek ainda apresenta um framework chamado de círculo dourado.

Círculo dourado

Para muitos, as questões do Porquê, Como e O quê podem se misturar no primeiro momento.

Mas fazendo um exercício de reflexão te ajudará a separá-los.

Através do porquê, você descobrirá o como e o quê e com isso terá melhores resultados.

Além disso, empresas com resultados extraordinários se comunicam no seguinte sentido, primeiro foca no porquê, depois em como e só por último, o seu o que.

Agora que você entende uma parte sucesso das empresas, bora colocar a cachola pra funcionar e refletir e escrever o seu propósito como empresa de eventos.

O que é necessário para abrir uma empresa de eventos?

Este artigo não tem o objetivo de te explicar as questões de burocráticas de como abrir uma empresa de eventos.

Nosso foco aqui é te dar um passo a passo de como abrir uma empresa de eventos com as ferramentas para modelar o seu negócio.

De qualquer forma, se você tem interesse em saber em se o MEI pode ter uma empresa de eventos, temos um conteúdo sobre promotor(a) de eventos independente 8230-0/01.

Então, respondendo a questão deste tópico, o que é necessário para abrir uma empresa de eventos?

A resposta é a utilização de uma série de ferramentas já utilizadas no mercado sobre como abrir uma empresa.

Essas ferramentas não é a fórmula mágica ou algum tipo de blindagem contra o fracasso.

Mas sim, uma análise de diversos fatores que farão com que você reflita sob todos os aspectos necessários que envolvem um negócio.

Essas análise te ajudaram a reduzir suas chances de fracasso, mas nunca serão a bala de prata para o sucesso, isso depende muito mais do você.

Os dois tópicos a seguir portanto são análise de mercado e o modelo de negócio.

Vamos em frente!  

Análise de mercado

Depois que você deu um passo importante e identificou o seu propósito quanto empresa, precisamos avançar nas análises.

Agora, o foco é entender como outras empresas do mercado atuam no mercado, para isso, faça um lista das empresas que você entende que sejam seus concorrentes.

Logo após, vamos trabalhar com uma ferramenta muito conhecida chamada Swot.

Matriz SWOT

A matriz SWOT foi inventada por Albert Humphrey, na década de 1960 que era consultor em gestão do instituto de pesquisas da Universidade de Stanford.

Em português, análise FOFA, é uma poderosa técnica para planejamento estratégico de uma empresa.

Mas ela também pode ser usada no início da criação da sua empresa, principalmente para fazer análises de seus concorrentes.

Com ela, você mapeia Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças(FOFA) da sua empresa e de concorrentes.

Ela é ótima também para identificar fatores externos e internos,  vantagens e desvantagens para alcançar seus objetivos.

Por ser uma ferramenta visual, logo que você começa a implementar com seus concorrentes e sua empresa você identifica de cara o que poderia entregar de valor ao seu clientes que o seu concorrente não entrega.

Iniciando o plano de negócio para empresas de eventos 

Após a análise de mercado, avançamos para como montar seu plano de negócio.

No mercado, existem diversas ferramentas que te ajudam montar o seu modelo de negócio.

O mais conhecido e utilizado atualmente é o Business Model Canvas. 

Em um mundo atual, não faz sentido termos um plano de negócio de longo prazo, até podemos pensar em algumas metas, mas o plano em si, deve ser o mais enxuto possível.

Em outro artigo falei um pouco sobre o mundo VUCA que estamos vivendo, se você não entende as questão de volatilidade, te convido a ler o texto anterior.

Business model canvas ou quadro de modelo de negócios

Criado por Alexander Osterwalder, o quadro de modelo de negócio  foi lançado em seu livro Business Model Generation.

Baseado em seu trabalho/tese anterior chamado Business Model Ontology.

O método desenvolvido por Osterwalder tem por objetivo criar um mapa visual dos principais pontos que constituem uma empresa.

Para você não ter que ficar copiando a imagem abaixo, o Sebrae disponibilizou o canvas online, onde você poderá colar post-its virtuais e imprimir depois.

Ele pode ser utilizado tanto para gestão estratégica de uma empresa, como para criação de novas.

Por ser visual, leve e prático de criar, o canvas de modelo de negócios pode e deve ser revisitado periodicamente.

“Um Modelo de Negócios descreve a lógica de criação, entrega e captura de valor por parte de uma organização.” 

Alexander Osterwalder

O canvas é dividido em nove blocos que respondam às seguintes perguntas: como vou fazer?, o que vou fazer?, para quem estou fazendo? e quanto vou ganhar e gastar?. 

Como: respostas ao como vou fazer estão ligados aos blocos

  • Atividades principais: Quais são as atividades chaves da minha empresa de eventos?Quais dessas são importantes de executar para a proposição de valor da empresa?

    Portanto nesse bloco você irá descrever as ações mais importantes que sua empresa de eventos deve realizar para fazer seu modelo de negócio funcionar.

    Lembrando que elas devem estar alinhadas a proposta de valor da sua empresa.

    Exemplos: Realizar planejamento do evento, gerenciar equipes de colaboradores e assim por diante.
  • Recursos principais:  Quais recursos são necessário para sua empresa gerar valor ao cliente?

    Esses recursos são considerados ativos para a empresa e necessários para manter o negócio em pé.

    Para responder a esse bloco, você deve se perguntar quais são os recursos mais importantes. Eles podem ser físicos, financeiros, humanos, intelectuais, podem ser possuídos ou alugados.

    Exemplos: Particularidades da gestão de eventos podem ser considerados um recursos intelectual importante para você entregar valor.

    Assim, como aluguel de palco, um recurso físico e contratação de equipe que trabalha no evento, um recursos humano.
  • Parcerias principais: Esse bloco é dedicado as alianças de negócios que sem elas você não conseguiria entregar a proposta de valor da sua empresa aos seus clientes.

    Poucas empresas de eventos possuem todos recursos necessários para entregar valor ao cliente.

    Portanto, firmar parcerias com fornecedores, funcionários terceirizados são de fundamental importância para esse mercado.

    Mas existem outros formatos como parcerias estratégicas entre concorrentes, ou ainda a união dos mesmo para desenvolver novos negócios, conhecido como Join Venture.

    Exemplo: Contratação de um fornecedor de buffet que possa o diferenciar de um concorrente, ou outros fornecedores exclusivos que fazem você ser único no seu segmento de evento.

O que?: respostas ao o que vou fazer? qual é o valor que ofereço está ligado aos blocos

  • Proposição de Valor: Esse é um dos blocos mais difíceis de ser preenchido e futuramente vou escrever um artigo sobre ele.

    Mas neste momento é importante saber que você deve descrever a forma como a sua empresa de diferenciar das demais do seu segmento.

    Sendo mais específico, é a razão na qual os clientes te escolhem, ou ainda, porque eles contratam seu serviço de eventos e não a de seu concorrente.

    Os tipos de propostas de valor pode estar ligados a novidades, desempenho e/ ou personalização.

    Exemplos: No caso de empresas de eventos que pesquisam e trazem novas práticas, soluções, serviços ou produto de mercado.

    No caso de desempenho onde sua empresa executa com maestria o planejamento, execução e o pós evento.

    Na personalização onde sua empresa entrega um serviço com as necessidades específicas de cada cliente.

Para quem?: respostas ao para quem é serviço prestado está ligado aos blocos

  • Segmentos de clientes: Para qual público-alvo se destina sua empresa de eventos.

    Neste mercado há muitos segmentos de eventos, de sociais, a corporativos, culturais ou acadêmicos.

    Mesmo dentro de eventos sociais por exemplo, há uma infinidade de segmentos.

    Exemplos: Casamentos, eventos promocionais, corporativos
  • Canais: São os meios pelos quais sua empresa se comunica e alcança novos clientes, está atrelado a estratégias de marketing e vendas.

    Os canais servem a diversas funções. 

    Como reconhecimento de marca, apresentar a proposta de valor e propósito da empresa (ler acima sobre o círculo de ouro), permitir que os clientes contratem seu serviço, entre outras finalidades.

    Exemplo: Campanhas de marketing como Facebook Ads e Google Ads.
  • Relacionamento com o Cliente: O relacionamento com cliente está vinculado ao tipo de relação que quer estabelecer com segmentos de clientes.

    O relacionamento não necessariamente deve ser pessoal, elas podem ocorrer em diferentes meios, inclusive sendo automatizadas.

    Um ferramenta muito importante para o relacionamento com o cliente é o CRM, sigla que traduzindo do inglês quer dizer gestão de relacionamento com o cliente.

    Muito comum em diversos segmentos e quando bem utilizada se torna uma ótima ferramenta para aumentar o tempo de vida de seu cliente junto ao seu serviço.

    Exemplo: Chatbot via Whatsapp ou Messenger do Facebook são exemplo de r elações automatizadas que você pode criar com seu cliente.

Quanto?: respostas ao quanto vou ganhar e gastar e são ligadas aos blocos

  • Estrutura de custos: O quanto você gasta para entregar valor ao seu cliente.

    Quando pensamos em eventos, deve-se levar em consideração a sua estrutura de custos para fazer o seu negócio funcionar.

    Quanto você gastará com os custos envolvidos da operação

    Exemplos: Conta de telefone, internet e sala comercial são alguns dos seus custos para atuar nessa atividade.
  • Fluxos de receita: De que maneira a sua empresa ganha dinheiro, pode ser de mais de uma fonte.

    Você pode por exemplo colocar uma porcentagem sobre o valor cobrado de algum fornecedor como serviço de intermediação.

    Exemplo: Preço que você cobra para organizar um evento.

Custos para abrir uma empresa de eventos

A resposta que vou oferecer agora é típica de um consultor, o custo para abrir uma empresa de eventos é, depende.

Essa resposta é frustrante, né?

Mas é a única que posso te oferecer no momento, isso porque, vai depender muito do tipo de empresa que você iniciará.

Não temos como comparar um empresa de eventos que faz o Rock in Rio com uma empresa na qual um MEI inicia para fazer eventos sociais.

Normalmente, os custos iniciais giram em torno de contas de telefone, internet, compra de computadores e mesas para escritórios.

O custo vai depender mesmo do que você dispõe e está disposto a investir.

Sua empresa de eventos pode ser proprietárias de equipamentos de palco para conferências, ou ainda, pode alugar esses equipamentos.

Por isso, a resposta é bem vaga.

Mas via de regra, você poderá gastar o mínimo apenas contratando fornecedores e terceirizados do staff.

Contando com terceirizados você diminui esse custo inicial, mas o mencionado de escritório e o de marketing para impulsionar o seu negócio, neste momento, serão necessários.

Go-to-Market

Go-to-Market é um expressão em inglês que significa vá para o mercado, ou seja, colocar e lançar sua empresa de eventos no mercado.

Como você deve ter percebido, abrir uma empresa de eventos, não só criar um CNPJ, mas todo o processo acima.

Além disso, lançar ela no mercado vai depender de um esforço de divulgação, comunicação ou marketing.

Se você chegou até aqui é hora de avaliar o posicionamento das outras empresas, você pode usar a ferramenta de SWOT para isso.

Mas, mais do que isso, aproveite a definição de propósito descrita no início deste artigo e pense na forma de comunicar ele.

Como Simon Sinek apontou em seu livro Comece pelo Porquê, empresas que comunicam seu propósito obtêm resultados extraordinários.

Além disso, se você não entende muito de marketing, pode consultar nosso guia de planejamento de marketing para empresas de eventos que escrevi anteriormente.

Ele é super prático e com certeza te ajudará a lançar sua empresa no mercado.

Confira também outros artigos que você encontra aqui e que te ajudarão a lançar sua empresa de eventos no mercado.

Conclusão

A complexidade de abrir um negócio para empresas de eventos vai além da burocracia.

Neste artigo o objetivo mostrar o lado estratégico de como abrir uma empresa de eventos utilizando as principais ferramentas de gestão.

Assim, caso você ainda tenha alguma dúvida sobre os tópicos acima, por favor, deixe no comentário.

Chegou a hora de colocar a mão na massa, vá em frente e comece.

Se este artigo foi útil para você, compartilhe com seus colegas de trabalho, sócios ou ainda parceiros estratégicos.

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