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Administração de empresas de eventos

Guia: como administrar uma empresa de eventos para iniciantes

Neste artigo vou compartilhar com você algumas dicas de como administrar um empresa de eventos.

Dando segmento aos artigos sobre gestão para empresas de eventos que passam por como abrir uma empresa de eventos, planejamento e marketing.

O tópico de hoje é para muitos proprietários de empresas de organização de eventos, um pedra no sapato.

Isso porque, muitos empreendedores começam seu negócio por necessidade, seja por ter perdido seu emprego ou mesmo para um complemento de renda.

A verdade é que administrar uma empresa não importa o ramo é um ciência e arte ao mesmo tempo e exige muitas habilidades e conhecimento do empresário.

Foi pensando em facilitar a sua vida que escrevo esse artigo. 

Afinal, a ideia é trazer alguns conceitos e práticas da administração para que você saiba como administrar uma empresa de eventos.

Vamos lá?

Como surgiu a administração

Administração tem sido usada desde os tempos dos Sumérios que a utilizavam para organizar pequenos afazeres.

De lá pra cá, muita coisa passou e foi aprimorada com o passar dos anos da história.

O Egito de Ptolomeu que a utilizou para implantar um sistema financeiro que sem a administração pública não teria andado.

Os chineses também sistematizaram ela como as oito regras de Confúcio para administração pública.

O povo Otomano, os Romano, a Igreja Católica na Idade Média, todos essas sociedades tiveram que organizar suas instituições e ajudaram a criar as bases da administração.

Além disso, exércitos também precisavam se organizar para seus objetivos que era de ganhar a guerra, afinal alimentar milhares de guerreiros em lugares ínfimos não era tarefa fácil.

Mas, a administração moderna que conhecemos começou a ser cunhada a partir da revolução industrial na Inglaterra.

Com advento das fábricas, produção em escala e organização das empresas surgiu esses conceitos atuais que vemos hoje.

Administração de empresas moderna

A primeira fase da administração de empresa deu-se início do século XX com Frederick Taylor, precursor da Teoria da Administração Científica.

Em seus estudos e práticas, Taylor preconizava a prática da divisão do trabalho, enfatizando tempos e métodos com o objetivo de produzir o máximo com o mínimo de custo. 

Esse conceito foi amarrado com do tempo padrão, do trabalho em conjunto, da supervisão e da ênfase na eficiência.

Taylor definiu as cinco funções essenciais da gerência eficaz: planejar, comandar, organizar, controlar e coordenar.

Contemporâneo a Taylor, o francês Henri Fayol foi preterido a obra do inglês inicialmente.

Fayol só ganhou fama com seus 14 princípios básicos após eles terem sidos publicados no EUA.

Os princípios da teoria clássica de Fayol foram: divisão do trabalho, autoridade e responsabilidade, unidade de comando, unidade de direção, disciplina, prevalência dos interesses gerais, remuneração, centralização, hierarquia, ordem, equidade, estabilidade dos funcionários, iniciativa e espírito de corpo.

Olhando para os dois estudos de Taylor e Fayol percebe-se clara diferença.

Taylor tem um olhar para as tarefas de produção, enquanto Fayol focou nas tarefas de organização.

Evolução da administração até os dias atuais

Adiantando alguns anos a frente, mais precisamente em 1940 chega-se a Teoria da Relações Humanas de Elton Geroge Mayo e “repaginada” com novas ideias a Teoria do comportamento.

Essas duas teorias focam nas pessoas muito mais que no processo ou produção das organizações.

Nos anos 50 veio a Teoria Estruturalista com o objetivo que unir as teorias anteriores.

Na mesma época aparece Max Weber e a Teoria da Burocracia que tinha seu foco em que racionalidade, adequação dos meios aos objetivos, para que se tenha o máximo de eficiência.  

Vale citar ainda Teoria de Sistemas onde identificava que a empresa era um sistema aberto inserida em um meio que a envolvia.

E, a Teoria da Contingência que dava ainda mais ênfase ao ambiente externos e que este exercia pressão sobre a empresa e administração da mesma.

Nos dias de atuais temos várias formas de administração que ganharam espaço no mercado com o advento da digitalização do mundo.

Gestão ágil e lean são algumas delas, apesar da última ter nascido nas fábricas das Toyota, elas são muito utilizadas em times de tecnologia.

Como abrir uma empresa de eventos

Antes de iniciarmos o artigo sobre como administrar é importante frisar que caso você ainda não tenha iniciado a sua empresa de eventos, temos um artigo que podem te ajudar em como abrir a sua empresa de eventos.

Nele, você encontra uma passo a passo fundamental para abrir sua empresa de eventos.

Ali são explorados pontos como identificar seu propósito, estruturar seu plano de negócio, fazer análise de mercado e outros tópicos referente a abertura.

Esse artigo é o ponto inicial de abertura, mas antes de abrir sua empresa também é importante você ler o Plano de negócio para empresa de eventos.

Se você não sabe, o plano de negócio é uma ferramenta poderosa e completa sobre sua empresa.

Com ele, você avalia se seu negócio é viável financeiramente, se há mercado, identifica os sócios e investimentos de cada e todo o plano financeiro para que sua empresa comece a rodar.

Esse documento é um complemento do modelo de negócio, muito mais aprofundado e com mais riqueza de detalhe.

Portanto, é fundamental que você o desenvolva, lembrando que não existe plano de negócio infalível, mas ele pode te mostrar em quanto tempo você terá o retorno investido.

Agora que falamos um pouco sobre como iniciar o negócio, vamos dar um passo adiante e focar em como administrar uma empresa de eventos. 

Como administrar uma empresa de eventos

Para dar início a essa saga é importante que você saiba que o espírito empreendedor é fundamental para que seu negócio ande.

Como diz aquele ditado popular, “o olho do dono é que engorda o gado”.

Portanto é de extrema importância você entender muito sobre o seu negócio e não digo sobre gestão de eventos apenas.

Mas mais que isso, você precisará entender todos os setores que sua empresa possui.

E saiba que dependendo do tamanho de sua empresa ele pode ter diversos setores entre eles financeiro, administrativo, operacional, marketing, vendas, recursos humanos e outros

Vou passar por cada um deles para que você possa ter uma ideia de como iniciar essa jornada de como administrar uma empresa de eventos.

Setores de uma empresa de eventos

Todos os setores de uma empresa de eventos são fundamentais para a sobrevivência da mesma.


De que adianta ter um grande marketing se seu serviço, no caso, o eventos em si, é de péssima qualidade.

O mesmo vale para quaisquer outros setores, portanto esteja atento a todos os detalhes.

Setor financeiro

Não que os outros não sejam importante, mas é aqui que temos um dos maiores desafios dos empreendedores.

Muitos costumam delegar nas mãos de outros que teoricamente são mais qualificados, mas ter uma gestão estratégica financeira é caso de sobrevivência.

Entender o mínimo de fluxo de caixa, de planejamento orçamentário e antecipação de receitas e despesas te ajudarão a ter recursos disponíveis.

Por recursos disponíveis entende-se os ítens básicos como pagamento de funcionários, os fornecedores, colaboradores terceirizados.

Saber antecipar receita ou deixá-las mais previsíveis te darão fôlego para aquisição de equipamentos que você precisa para o seus eventos.

Esse setor é sem dúvida a espinha dorsal do seu negócio, com ele sob uma boa gestão estratégica você conseguirá investir em seu pessoa com treinamentos por exemplo.

Setor de marketing e vendas 

Se o setor financeiro de sua empresa de eventos é a espinha dorsal do seu negócio, o setor de marketing e venda é o coração.

São eles responsáveis por fazer o sangue correr nas veias da sua empresa, são eles que trazem mais negócios e mais recursos financeiros.

Caso você ainda não tenha lido, no nosso blog temos dois conteúdos sobre marketing no nosso blog.

O primeiro é como fazer um plano de marketing e o segundo é sobre marketing digital, ambos aplicados ao universo de empresas de eventos.

Hoje mais do que antigamente, as novas empresas de eventos tem se utilizado muito dos canais de marketing digital para entrar no mercado.

Esses canais costumam ser canais pagos como google ads, facebook ads, instagram ads e outros.

Você deve estar se perguntando o porque das novas empresas de eventos utilizarem este canal.

Os investimentos nos canais digitais pagos são infinitamente mais baratos que fazer campanhas na mídia tradicional como TV, rádio, jornal etc.

E hoje se você for pensar, quem não faz uma busca por qualquer coisa na internet?

Tendo isso em vista, uma boa estrutura e um bom planejamento de marketing pode te garantir mais vendas.

É importante que esses dois times joguem juntos, pois o marketing trás o cliente o vendedor fecha o negócio.

Eles precisam estar em sintonia, são um complemento.

Já vi muita empresa que separa cada uma das áreas e esses times ficam brigando entre eles.

O time de vendas reclama que não está vindo leads qualificados e o time de marketing diz que os vendedores não sabem fechar negócio.

Por isso que digo, eles precisam estar bem entrosados até para definirem o que é um lead qualificado para que o marketing busque o perfil para o time de vendas atuar.

Setor de RH 

O setor de RH é responsável pela contratação dos profissionais que atuam diariamente na empresa.

Eles são importantes também por darem apoio ao desenvolvimento da cultura da empresa.

Identificam as necessidades dos funcionários como treinamentos oferecidos para os times, benefícios.

Em muitas empresas, principalmente aquelas mais antigas, o RH é a voz única e exclusiva do empregador.

Devido a facilidade de mobilidade dos colaboradores atualmente é importante que o time de RH seja responsável por manter os recursos humanos dentro da empresa.

Eles ajudam em promover ações de integrações entre times e um ambiente saudável não só para a empresa, mas para os empregados.

Setor administrativo

O setor administrativo está ligado ao dia a dia da operação e pode auxiliar também com contracheques dos colaboradores.

Além disso, é fundamental para organizar e otimizar os processos dentro da empresa.

O planejamento estratégico da empresa também está sob seus cuidados, claro que não única e exclusivamente sua função, mas é ele que puxa essa frente.

O setor administrativo pode está ligado entre outras áreas ou ser um setor à parte.

Entre as áreas que estão conectadas a elas, o setor de qualidade, recursos humanos, as operações, fiscal, contratual e outras partes.

Como comentei, dependendo do porte da empresa, ela será uma parte ou abrangerá muitas partes dentro da organização.

Setor de eventos

O setor de eventos dentro de uma empresa desse segmento é o cérebro da instituição, aqui há diversos profissionais que atuam juntos.

Entre eles, produtores de eventos, responsáveis por contratação de staff do eventos, fornecedores e outros profissionais que se dividem dentro deste setor.

Essa equipe é a responsável por entregar o produto/serviço da sua empresa no mercado.

A maioria de empreendedores deste segmento são produtores de eventos e tem total domínio desta área.

Mas vale ressaltar que esse time é responsável por todas as etapas de um evento e eles garantem o sucesso do mesmo.

Se você tem dúvida quanto ao papel de produtor, como se tornar um profissional organizador de eventos, ou ainda, não saber se o produtor de evento pode ser MEI.

Os links acima vão contribuir para você entender e tirar essa dúvidas sobre esses tópicos.

Cultura da empresa

Como empreendedor, empresário e proprietário da empresa, você é o guardião da cultura da empresa.

Dados apontam que a maioria dos colaboradores deixam a empresa não por salários, mas por causa de seu gestores.

Essa informação é importante pois você é responsável por manter sua empresa saudável referente ao ambiente de trabalho.

Os gestores abaixo de você são o seu reflexo, portanto, esse é um papel de protagonista que só compete a você.

Não entenda errado, você não precisa aceitar desaforos ou engolir sapos para ter uma empresa com uma cultura incrível.

Você precisa na verdade é confiar nas pessoas, criar um ambiente de respeito entre as pessoas.

Um ambiente propício à inovação, trocas de ideias oferecer as melhores condições físicas e psicológicas para que elas tomem as decisões acertada e possam colaborar para o sucesso da empresa.

Como dono da empresa, não delegue essa obrigação ao RH, esse setor é sim, uma ferramenta para você alcançar esse ambiente em que talentos qualificados do mercado queiram se juntar a sua empresa.

Organograma para empresas de eventos

Não tenho como deixar de dizer que um organograma para um empresa de eventos vai depender muito de seu tamanho.

E, dependendo disso, ele pode nem existir.

Mas antes de sair desenhando um organograma de uma empresa de eventos, é interessante entender o que é e porque essa ferramenta é importante.

O que é um organograma?

Um organograma empresarial é a representação visual da estrutura hierárquica da sua empresa.

Muitas empresas hoje possuem uma gestão mais horizontal que outras, mas nem por isso deixam de ter um organograma.

Além disso, ele ajuda aos colaboradores a entender de que forma está estruturada os cargos dentro da empresa, auxiliando inclusive eles a entenderem como podem e quais são os passos para galgar dentro da sua organização.

Como fazer um organograma para minha empresa de evento?

Por ser uma representação visual, desenhar um organograma de uma empresa não é um tarefa difícil.

Obviamente há empresas que possuem um ambiente mais complexo quando olhamos, mas claro, vai depender muito do nicho de atuação da mesma.

Quando olhamos o segmento de eventos, quanto menos complexidade você desenhar para sua empresa, mais fácil será para que seus colaboradores entendam o seu negócio.

E, isso trás uma grande vantagem pois eles entenderão o jogo que precisam jogar para crescer e evoluir dentro da organização.

Abaixo uma organograma bem simples que fiz com a ferramenta de apresentação do google que faz parte da suíte de produtividade da empresa.

Conclusão

Esse é o básico que você precisa saber de como administrar uma empresa de eventos de sucesso.

Muitas outras coisas você descobrirá no caminho, e sim, esse caminho é árduo e se você for competente, será longo.

Tocar uma empresa depende muito mais de você até ela andar sozinha, é importante você cria um organismo vivo, um sistema que existe sem a sua presença.

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