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Administração de empresas de eventos

Como montar uma equipe de eventos

Neste artigo, você vai ler e ter um mapa com o passo a passo de como montar uma equipe de eventos.

Todas as áreas de uma empresa de eventos são complicadas, mas nenhuma delas representa mais a sua empresa do que a equipe de eventos.

Portanto, saber escolher as peças certas para cada um dos cargos e funções em eventos é o que garante uma empresa de sucesso neste meio.

Essa é sem dúvida uma tarefa difícil na hora de montar um time, lembre que estamos trabalhando com pessoas e elas são únicas.

Elas interpretam as coisas de diferentes formas, tem diferentes background e maneiras de reagir em cada momento e desejos.

Essas e outras dicas vamos listar abaixo para que você saiba como montar uma equipe de eventos de sucesso para sua empresa.

Além disso, no artigo sobre como administrar uma empresa de eventos, dividimos e apresentamos cada um dos setores e áreas dentro de uma empresa desse segmento.

Entre os setores que detalhamos por lá, estão marketing e vendas, financeiro, administrativo, recursos humanos e claro, o setor de eventos.

Como o tema se desdobra em cada um dos setores e para não alongar o artigo anterior, nesse, vamos mergulhar um pouco mais sobre como montar uma equipe de eventos.

O que faz uma equipe de eventos?

A equipe de eventos dentro de uma empresa do segmento é responsável pelo seu produto aos olhos dos clientes.

Quando falo em produto me refiro ao serviço que você oferece aos clientes, ele é o que “core” do seu negócio.

Ele representa você no mercado, pois no final das contas, a sua entrega para seu clientes é o evento que você produz.

Mas, há algumas coisas que os clientes não enxergam, na cabeça deles o evetno é apenas na hora que está acontecendo.

Eles não tem ideia do trabalho anterior que acontece no pré-evento.

Isso não quer dizer que não há trabalho durante ou pós-evento, só estou comentando que muitas vezes o cliente não sabe e não tem ideia do trabalho que é planejar o evento.

E, é isso que a equipe e setor de eventos cuidam, fazem parte todas as etapas desde o pré-evento, trans evento(durante) e pós-evento.

No primeiro artigo publicado neste blog falamos sobre organização e gestão de eventos, lá comentamos as etapas citadas acima.

Mas não podemos deixar de tocar no assunto pois a equipe de eventos é responsável pelo 

planejamento de evento.

Leia-se planejamento tudo que o evento terá, eles são responsáveis por orçamentos e contratação de terceiros e fornecedores.

Conhecer seu parceiro de negócio como fornecedores e terceiros é super importante, isso porque é uma variável que você pode contar.

Portanto, a escolha do fornecedor pode definir o sucesso de um evento, o mesmo vale para contratação de terceiro como o staff.

Há empresa especializadas de staff para eventos, assim como há empresas de eventos que preferem ter esses profissionais entre seus colaboradores.

Ainda sobre terceiros e fornecedores há alimentação, decoração, iluminação e sonorização e outros.

Não podemos esquecer que qualidade e orçamento deve andar juntos, portanto ter alguém que cuide dessas contratações e gerenciamento de orçamento também faz diferença.

Nenhuma empresa funciona para dar prejuízo ou é uma instituição de caridade, elas são abertas com um propósito maior, mas esse propósito passa pela lucratividade.

Dependendo do tamanho do evento, o planejamento se torna mais complexo, mas o importante afirmar é que o planejamento é a ferramenta que não pode faltar em um evento.

Nele está contemplado minuciosamente todas etapas do evento e tudo que precisa ter nele.

A gestão de projetos é outra ferramenta que auxilia pois ali estão listadas todas as tarefas e qual o tempo delas em uma linha do tempo para que o evento aconteça.

Na hora do evento, é a hora do produtor, staff, fornecedores brilharem. A refeição tem que ser entregue no horário, o sincronismo com cerimonialistas, bebidas, seguranças, banda ou DJ e garçons impecáveis.

Sempre há aquele imprevisto de última hora, o produtor e sua equipe devem estar atento para evitá-la ou tomar uma decisão rápida para que os convidados não notem.

O pós-evento é hora de colher os feedbacks mais calorosos e recolher todo material utilizado no evento.

Além disso, faz parte do pós um contato com o cliente para depois que as emoções do momento do evento diminuíram tirar um feedback mais racional

Não podemos esquecer que o setor é responsável por fazer um balanço interno sobre como o evento foi e como pode ser melhor os próximos.

Em linhas gerais esses são algumas das responsabilidades do time de eventos dentro de uma empresa do segmento. 

Cargos e funções em eventos

Os profissionais de eventos possuem diversos perfis, competências e habilidades.

Aproveitando que no artigo como ser um produtor de eventos entramos numa linha mais de cursos, neste vamos numa linha mais livre colocando níveis educacionais juntos com cargos e funções em eventos.

Assim, fica mais fácil de você compreender como montar uma equipe de eventos.

Profissionais de eventos de nível técnico

Esse profissional normalmente estão mais ligados a equipamentos eletrônicos como os técnicos de som, técnicos de vídeo e técnicos de iluminação.

Os profissionais ligados ao time técnico podem ser funcionários da empresa, autônomos ou empresário que alugam os equipamentos 

Isso, irá depender muito do tamanho da empresa, mas no geral são autônomos e/ou empresários.

Entre as funções destes:

  • Fazer uma visita técnica antecipada ao local do evento para conhecer o local de montagem dos equipamentos 
  • Chegar antecipadamente para montar os equipamentos para o evento. 

Equipe de apoio

A equipe de apoio está ligado ao time que irá servir no dia do evento, entre os profissionais estão garçons, seguranças, cozinheiros, fotógrafos e mestre de cerimônias.

Há outras funções como brigada de incêndio, tradutores e intérpretes (caso seja necessário), supervisores de área e coordenadores.

Como esclarecido anteriormente, não há uma regra, tudo vai depender do tipo de evento e tamanho da empresa.

Um dos importante cargos aqui é o coordenador de evento, sua função é fazer com que tudo ocorra bem no decorrer do evento.

Recepcionistas também não podem ser esquecidos nessa lista de cargos da equipe de apoio, afinal, eles são o primeiro contato dos convidados com o evento e devem estar preparados.

Dentro da equipe de apoio podemos segmentar pelos seguintes serviços:

Alimentação

Em sua grande maioria, o setor de alimentação é um dos mais requisitados para eventos, dificilmente não há nenhum tipo de alimento.

Sejam eles coffe, breakfeast, brunch, jantares, almoços entre outros.

Esse tipo de time pode ser contratado ou ter as pessoas como colaboradores da empresa de evento.

São responsáveis por toda parte da alimentação, incluindo bebidas.

Montagem e desmontagem

Auto explicativo, pessoal da operação do evento são fundamentais para que esteja tudo pronto para a hora do evento.

Esse profissionais precisam ser bem treinados pois muito do sucesso depende dessa montagem seja estandes, palcos, iluminação etc.

Esse time tem pouco espaço para erros, principalmente se pensarmos no tempo que eles possuem para a montagem do evento.

Recepção e garçons

peças fundamentais no atendimento ao público do evento, precisam ser educados, solícitos e colaborativos.

Suas principais funções são receber, instruir e servir ao público.

Uma boa recepção faz toda diferença, assim como um bom serviço de garçons, o público do evento precisa se sentir bem, então cordialidade e respeito também são fundamentais.

Coordenadores

Cada uma das funções acima precisam de uma coordenação, a ideia aqui não é ser carrasco das pessoas, mas ajudá-las a alcançar os objetivos do evento.

Um profissional experiente faz toda diferença como coordenador, ele é responsável por orientar as equipes, sejam elas de segurança, garçons, recepcionistas ou de alimentação.

Coordenadores devem liderar e não mandar, coordenadores inspiram os times e para ser um bom coordenador lidere por inspiração e não por medo.

Seguranças

Seguranças devem ser bem treinados e respeitosos, não deve ter aquele arquétipo de agressivos.

O papel principal dele é orientar os limites de respeito do público dentro de um eventos.

Um exemplo são áreas para fumantes e não fumantes, esse profissional deve ser conrdial para orientar o público e não ser hostil

Cerimonialista

Profissional essencial em alguns eventos, ele dá o ritmo necessário para os acontecimentos e etapas durante o evento.

Devem possuir todo conhecimento do protocolo do evento para que o mesmo siga o fluxo necessário.

Decoração

Responsável pela concepção visual do evento, esses profissionais devem possuir plenos conhecimentos em materiais para produção visual.

Além disso, devem acompanhar a montagem do ambiente para hora do evento, sendo crítico na questão de pouco espaço para erros.

Produtor de evento

Esse profissional é o que deve estar mais engajado em todo processo do evento, temos um post sobre o que faz e qual o perfil do organizador de evento.

Portanto, acompanha em todos os detalhes da concepção, planejamento, pré-evento, transevento e pós-evento.

Deve ser detalhista para que tudo funcione conforme contratado com o cliente.

Operadores 

Esses são os profissionais que compõe a empresa no seu dia a dia.

São colaboradores de áreas da comunicação como marketing, da área das vendas, administrativos, RH, financeiros e outros setores que fazem a empresa andar.

Além disso, há os profissionais de gestão de eventos, produtores e o coordenadores que trabalham no dia do eventos, mas são responsáveis por todo pré-evento, planejamento e projeto do mesmo.

Como montar uma equipe de eventos

Agora que você conhece um pouco mais o perfil e as funções que estes profissionais exercem dentro de uma empresa de eventos, vamos falar em como escolher estes para trabalhar na sua empresa de eventos.

Experiência

Profissionais experientes são sempre uma boa contratação, mas devem ser analisados muito bem.

Muitos deles vem com vícios do mercado e que dependendo da cultura da sua empresa podem ser prejudiciais para a organização empresarial.

Isso não quer dizer que você deve dispensar eles, cabe apenas um olhar mais analítico na hora de contratar.

Estar acompanhado de um profissional de RH experiente e que conheça a cultura da sua empresa pode te ajudar a identificar esses perfis que casam bem.

Perfil psicológico

Sabemos que muitos dos profissionais possuem excelente técnica, porém possuem um perfil psicológico bem fraco.

No mercado de trabalho o que mais vemos são pessoas serem demitidas por comportamento inadequado do que por falta de qualificação técnica.

Não estou dizendo que todos os profissionais são desqualificado, mas que o fator psicológico é muito importante para contratar um profissional para área de eventos.

Portanto, a inteligência emocional para lidar com todos as dificuldades que essas profissões e cargos precisam ser de alguma forma testadas.

O melhor setor para te ajudar quanto a esse entendimento do profissional a ser contratado é o setor de RH.

Essa é uma disciplina que evoluiu através dos anos e há muitas dinâmicas no mercado para identificar os gaps de inteligência emocional.

Conclusão

Como você deve ter percebido, a árdua tarefa de como montar uma equipe de vendas é um desafio bem grande para o empresário e seu negócio na área de eventos.

Muitos são os profissionais envolvidos, colaboradores, terceirizados e fornecedores precisam estar alinhados com a cultura da sua empresa.

Lidar com essa situação de identificar perfis e empresas parceiras e parceiros de negócio requer feeling e muita experiência. 

Esse assunto não acaba por aqui, essa é só uma introdução das dificuldades e um olhar para resolver os problemas de como montar uma equipe de venda.

Se você acha que este conteúdo foi útil para você ou acredita que possa ser compartilhado com seu sócio, seus parceiros ou equipe de RH, não deixe de fazê-lo.

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