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Produção de Eventos

Como escolher fornecedores para eventos

Neste artigo você vou te mostrar como escolher fornecedores para eventos.

Onde encontrá-los e quais são as principais características que você deve levar em conta na hora de fechar com um.

A escolha de um fornecedor para uma empresa de eventos é algo delicado, visto que o cliente muitas vezes não sabe que o serviço ou algum produto foi terceirizado pela contratada.

O ponto importante aqui é que sendo fornecido por um terceiro ou não, o cliente que te contratou sempre espera que você entregue com qualidade o produto e o serviço.

Ou seja, é você organizador de evento ou a sua empresa que estão dando a cara a tapa na hora do evento, portanto é a sua a reputação que está me jogo e pode ser abalada.

Além da qualidade do serviço e do produto, fornecedores também precisam se comprometer com a entrega final.

Essa entrega em hipótese alguma pode atrasar ou não acontecer até o dia do evento.

Ter esse parceiro que jogue junto nem sempre é simples de encontrá-lo e muitas vezes demora anos para achar o fornecedor ideal.

Portanto o organizador e produtor de evento deve tomar todas as preocupações essenciais e como escolher os fornecedores para  eventos.

No artigo abaixo vamos nos debruçar sobre o tema para que você organizador, produtor ou empresa de eventos consiga tomar melhores decisões.

Vamos lá!

O que é fornecedor e porque são importantes?

Fornecedor de uma empresa é todo aquele que fornece,de forma simples e direta é toda empresa ou pessoa responsável pelo abastecimento de algo.

O Código de Defesa do Consumidor em seu Artigo 3º. define fornecedor:

É toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvem atividades de produção, montagem, criação, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços.

Código defesa do consumidor, artigo 3°.

No caso do mercado de eventos um fornecedor pode ser uma decoradora, uma confeiteira, um chef e todos os envolvidos em entregar algo no qual você não possui.

Eles são importantes de diversas maneiras, indiferente do tamanho da sua empresa de evento você sempre precisará deles para algo.

Para que o seu negócio possa desenvolver suas atividades de maneira eficiente e com qualidade, você precisa uma variedade de fornecedores, inclusive que entrgeuem os mesmo produtos ou serviços.

Desta forma, você conseguirá atender os diversos tipos de clientes e os orçamentos disponíveis para os seus eventos.

É neste momento que é importante você desenvolver parcerias com eles.

Este é um processo que para muitas empresas demoram anos a construir, fazer a escolha desses parceiros envolve muitas variáveis.

Entre elas preços, qualidade, prazos, comprometimento na entrega e outras características que visem a beneficiar o seu negócio. 

Nesse ramo de eventos nem só o preço é essencial é preciso buscar parceiros de negócios que possuam capacidade técnica, produtiva e qualidade.

De nada adianta você ter um excelente fornecedor de determinada mercadoria se ele não puder cumprir um pedido ou ainda se atrasar no dia do evento.

Mas afinal, o que é ser parceiros do fornecedor?

Parceria com fornecedores

Ao contrário do que muitos empresários e empreendedores pensam, um fornecedor não necessariamente é um parceiro estratégico.

Para uma empresa de eventos que presta serviço de organização e produção de eventos, um fornecedor se difere de um parceiro por um motivo simples.

Fornecedores são focados no curto prazo, já as parcerias estratégicas são construídas no longo prazo.

O fornecedor está pensando no agora e em tirar proveito instantâneo da relação comercial naquele determinado momentos.

Os parceiros estratégicos, por outro lado, pensarem no longo prazo e mantém a lucratividade por esse período e, não em um momento único.

Portanto, parceiros estratégicos são duas empresas que se utilizam uma da outra, ambas no mesmo campo de atuação porém complementando as atividades em um longo longo período. 

Tipos de fornecedores para eventos

Agora que entendemos um pouco o que são fornecedores e principalmente a diferença de possuir um parceiro estratégico para o seu negócio, vamos aprofundar os tipos de fornecedores.

Ramo da alimentação

Comecei por ele ramo pois na minha visão é sem dúvida um dos mais delicados entre os fornecedores que você pode ter.

Ele abrange desde buffet, salgadinhos, bolos, tortas, docinhos e bebidas alcoólicas ou não.

Claro que tudo dependerá do tipo de evento que você vai produzir, mas a comida de forma geral é o que une as pessoas.

Em eventos, não é diferente, ela é responsável sem sombra de dúvida por pelo menos 80% do sucesso da festa.

Tudo de alguma forma pode sair um pouco fora do esperado, mas a comida é que trará boas recordações aos convidados do evento.

Quem por acaso não lembra de ter provado um bolo de casamento fantástico?

Ou ainda, saiu decepcionado de uma festa por as bebidas não estarem na temperatura ideal, o caso da cerveja quente é o mais clássico.

Então, atente-se a contratação de seu fornecedor caso sua empresa de produção de eventos não tenha esse serviço.

Decoração

A decoração, cenografia ou ambiência, seja o nome que você queira dar, é um ponto bem sensível.

Assim como no ramo da alimentação onde clientes ou convidados prestam muita atenção, na decoração não é diferente.

Claro que por outros motivos como, além disso, pesa aqui o fator gosto pessoal, tanto do cliente que contratou como da decoradora.

Por isso, é um ponto muito delicado, o que pode ser agradável aos meus olhos, pode nãos er para os olhos de outras pessoas.

Além disso, muito se fala em passar do limite, o famosos comentário, “aquela decoração tava over”, ou seja, passou do bom gosto e extrapolou o razoável.

Por isso, ter um bom fornecedor nesta área pode garantir que os limites não sejam ultrapassados, tanto para cima como para abaixo.

Afina, comentários como “aquela decoração tava pobrinha” também é dita pelos convidados.

Equipe de eventos(Staff)

O staff do evento também é uma peça chave no sucesso, você não precisa ter entre os colaboradores profissionais com formação acadêmica.

Mas deve sim, possuir profissionais educados e que tenha a mínima noção de bom trato com os convidados de um evento.

Além disso, uma pessoa qualificada na recepção passará desde o início do evento uma ótima impressão.

Lembre-se você não tem uma segunda chance para causar um boa primeira impressão e não existe nada mais chatos que convidados ou clientes no caso de eventos corporativos saírem falando que foram mal orientados logo de início.

Outro ponto do staff que você deve cuidar quando estiver trabalhando com fornecedores são os seguranças.

Eles estão ali para garantir a tranquilidade no local e devem passar despercebidos na hora do evento, mesmo quando precisarem tomar alguma atitude mais enérgica.

Portanto, ter um relacionamento sadio com os clientes ou convidados do evento é fundamental.

Equipe de som, iluminação e montadores

Esses time deve estar atento aos detalhes um pouco antes do evento começar.

Devem possuir bons equipamentos para que não haja problemas sérios, além disso, devem possuir equipamentos de reserva caso algum imprevisto aconteça.

E pode acreditar, imprevistos sempre acontecem, seja no som, no palco, na iluminação ou mesmo em uma montagem mal feita.

Portanto eles devem ser proativos e estar ligados no detalhes durante o evento também.

Uma caixa de som que queime durante o evento, deve ser trocada imediatamente, por isso importância de um equipamento extra.

A propósito, isso serve para iluminação também.

Outras 3 formas de tipificar os fornecedores

A título de curiosidade, indo numa linha mais técnica e acadêmica, há outras três formas de tipificar os fornecedores que são os monopolistas, habitual e especial

Monopolistas

São aqueles fornecedores de exclusivos, em eventos pode ser aquele tipo de equipamento de som ou iluminação que só aquele profissional possui.

Em geral, esses tipo de empresa acaba ditando os preços justamente pela exclusividade que possui, agregando valor.

Habituais

São aqueles conhecidos e chamados de tradicionais, em eventos são por exemplo empresas de segurança ou ainda do ramo da alimentação.

Por terem uma grande concorrência sempre abre-se espaço para uma negociação sobre seus produtos ou serviços.

Especiais

São aqueles fornecedores nos quais são chamados para ocasiões atípicas.

Em um evento, pode ser aquele fornecedor do ramo de alimento especializado em um cardápio típico de uma região, por exemplo.

Também abre espaço para negociação, mas por ter um pouco mais de exclusividade que os Habituais ainda assim tem poder sobre os preços que cobram.

Como encontrar fornecedores

Há diversas formas de você encontrar fornecedores para sua empresa de eventos.

Entre as formas mais comuns estão:

  • Seus contatos no mercado:

    Se você já é um produtor de eventos deve possuir muitos contatos e, estes nunca devem ser dispensados.

    Como comentei em outros artigos aqui no blog, ser um produtor de eventos experiente vai te encurtar muito o caminho do sucesso.

    E, ter uma lista de fornecedores de suas experiências anteriores no mercado, seja trabalhando em outra empresa, ou mesmo como profissional autônomo te ajudará a mapear os principais fornecedores para seu negócio atual.
  • Através de indicações(boca a boca):

    Caso você esteja chegando agora no mercado ou tenho uma experiência de menos tempo, encontrar fornecedores através de indicações pode ser uma saída.

    Seu network ou amigos podem ser muitas vezes o local de onde você encontrará fornecedores, então fique atento a todo contato que você tiver neste mercado.

    Inclusive clientes podem ser bons indicadores de fornecedores, você já pode ter passado ou se não passou ainda pela situação de o cliente querer o bole de um determinado profissional que ele já confia.

    Então porque não guardar o contato e conversar com esta pessoa para que ela te forneça o bolo em outro evento?

    Indicações de fornecedores vindo de clientes costumam ser as melhores.
  • Redes Sociais

    Hoje com um pouco de criatividade de conhecimentos básicos de internet qualquer profissional ou empresa podem abrir uma página no Facebook ou Instagram.

    Essas são redes sociais onde se encontram uma grande gama de oportunidades, lá existem grupos para tudo.

    Nestes grupos podem se encontrar desde fornecedores de alimentação, segurança e tudo que você possa imaginar para o evento que você produz.

    Então, uma boa vasculhada nos grupos de facebook pode te ajudar a encontrar o fornecedor de algum produto ou serviço que estava faltando.

    Outra forma bem comum neste meio é você ser impactado por alguma anúncio pago de um empresa ou profissional.
  • Busca no Google

    As buscas no Google podem ser uma opção ainda mais certeira visto que você colocar as palavras-chave referente ao que procura.

    Dessa forma você encontrará muitas oportunidade de fechar novos fornecedores.

    Você ainda pode tirar um febre da qualidade de algum serviço ou produto se o fornecedor tiver cadastro no Google Meu Negócio.

    Desta forma os clientes deste fornecedor podem deixar uma avaliação sobre ele e você terá acesso a essa avaliações direto na busca.

    Essas são algumas formas nas quais você pode utilizar para buscar fornecedores para seu negócio de produção de eventos.

Organização de fornecedores

Agora que você possui todas as informações necessárias para encontrar os seus fornecedores chegou a hora de organizar essa lista.

Cada um tem uma maneira de organizar, mas ter um critério de avaliação pode te ajudar para buscá-lo logo algum cliente feche a produção de evento com você.

Na nossa ferramenta de gestão para empresas de eventos possui uma feature que pode te ajudar nesse processo.

Lá você pode cadastrar todas informações referentes ao seus fornecedores e seus respectivos produtos, preços, condições de pagamentos, endereço e telefone.

Isso te ajudará a manter tudo bem organizado sem precisar ter tudo em planilhas onde às vezes você pode se perder, ou mesmo, deixar de anotar algum fornecedor novo por lá.

Acesse a celebra digital e veja como é fácil organizar seu fornecedores.

Como escolher fornecedores para eventos

Se você chegou até aqui, a probabilidade de você estar com tudo organizado é grande, ter a lista de seus fornecedores com todos os dados é fundamental para organização de seu negócio.

Chegou a hora de escolher qual fornecedor você trabalhará mais diretamente.

Há muitas maneiras de decidir isso, preço, qualidade, disponibilidade para data e outras variáveis devem ser levadas em consideração.

Um ponto muito importante na minha visão é conseguir equilibrar o orçamento que você possui para um evento com a qualidade de entrega dos produtos e serviços fornecidos.

Sua empresa precisa ter lucro, afinal, a não ser que seja uma empresa de filantropia você precisa  faturar com ela.

Aliás, mesmo empresas de filantropia precisam o mínimo para se manterem, não chegam a ter lucros, mas precisam pagar as contas básicas e obter doações pela causa que lutam.

E, porque diabos a sua empresa de eventos não teria que lucrar.

Então, ter esse balanço de qualidade do seu fornecedor e orçamento que você tem para festa do seu cliente devem andar juntos.

Obviamente, você deve ter os seus critério de qualidade quando falamos em fornecedores.

A qualidade não está apenas no produto, mas a pontualidade do serviço ou produto e o comprometimento da entrega de seu fornecedor deve ser muito bem pontuados na escolha desse.

O importante com tudo isso é nunca se esquecer que o seu fornecedor pode botar a perder a produção do evento que você está organizando.

A confiança nesses casos é o que que deve mover a contratação dos fornecedores da sua empresa de eventos.

Conclusão

Como relatado no artigo acima, encontrar bons fornecedores não é tarefa fácil, bons profissionais e empresas sabem que são boas.

E, elas tem um preço que normalmente é mais alto que o mercado.

Mas, você não pode depender apenas de um fornecedor, nem sempre os orçamento dos eventos que você produzirá poderão contratar os melhores.

Por isso, a importância de ter um ranking interno e ter uma gama vasta para escolher, você sabe que a cada nível eles terão entregas diferente.

Essas foram algumas dicas de como escolher fornecedores para eventos, espero ter ajudado a clarear um pouco esse caminho.

Se você gostou das dicas, compartilhe com o seu sócio ou parceiro de negócio para que esse conteúdo chegue às pessoas certas.

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