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Produção de Eventos

Guia definitivo de organização e gestão de eventos para iniciantes

Neste artigo você vai ter um guia para iniciantes de como fazer uma organização e gestão de eventos.

Todos sabemos que a organização e gestão de eventos não é uma coisa fácil, são múltiplas variáveis e detalhes que devem ser levados em conta quando organizamos um evento.

Além do tamanho e tipo de evento, a complexidade está ligada ao nível de experiência que o produtor de eventos possui e as ferramentas para gestão de eventos que ele utiliza.

Outro fator de sucesso no qual não devemos nunca deixar de fora, é a escolha dos fornecedores, um profissional com experiência no ramo de eventos, possui ótimos fornecedores.

De outro modo, de que adianta termos um cerimonialista de primeira em um casamento, se o buffet deixa a desejar?

Saber orquestrar os fornecedores e escolher os melhores para trabalhar com você, garantirá que seu cliente fique satisfeito e trará outros clientes para você através de um canal de marketing poderoso, o boca a boca.

O que é gestão de eventos?

Antes mesmo de iniciarmos a jornada para entender o conceito de gestão de eventos, vamos dar um passo atrás e discutir o que é evento?

O que é evento?

A palavra evento, vem do latim, Eventus, que quer dizer acontecimento, algo que já está programado, podendo ser de diversos tipos.

No nosso caso, vamos nos ater a eventos sociais e corporativos, nos quais estamos mais interessados e está ligado ao nosso objetivo aqui. 

Portando, eventos são reuniões de pessoas para celebrar conquistas, vitórias e momentos.

Estes eventos podem ser de 15 anos, aniversários, casamentos, batizados e outros eventos sociais.

Do lado corporativo, temos eventos de celebração de alguma categoria de profissionais, workshops, cursos, festas de final de anos, divulgação, promoção, integração, educação e conquistas por bater metas.

O que é gestão?

Se conseguimos conceituar eventos com poucas palavras e de forma simples, a concepção de gestão é muito maior e, envolve um alto grau de complexidade. 

Porém, vou tentar resumir aqui em poucas palavras para podermos avançar no nosso foco, a gestão de eventos.

A palavra evento tem sua origem no latim, a palavra gestão, vem da mesma língua, gestão, ação de administrar, dirigir e gerenciar.

Na literatura empresarial, gestão é um ramo da administração que possui quatro principais funções, planejamento, organização, direção e controle.

Traduzindo para nosso universo, essas funções são de extrema importância para gestão de eventos, vamos analisá-las uma a uma no decorrer do texto.

O que é gestão de eventos?

Após conceituarmos o que é evento e gestão, fica mais claro para entendermos o que é gestão de eventos.

Gestão de eventos nada mais é do que o planejamento, organização, direção e controle sobre um determinado acontecimento previamente agendado.

Nisso, entra o papel do gestor de eventos, que no meio popular costuma-se chamar produtor de eventos.

Assim, ele é peça chave para alcançar o sucesso desejado pois executa o evento conforme os objetivos, prazos e custos.

Além de ser responsável pela gestão da comunicação, recursos humanos e outros. 

Vale ressaltar que não existem um modelo, template ou receita de bolo para gerir um evento, há sim alguns pontos em comuns entre os diferentes tipos de eventos existentes. 

A gestão de evento é parecida com a gestão de projeto.

Vamos tomar como verdade a definição de um projeto segundo a PMBOK.

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.”

PMBOK

Aqueles que ainda não conhecem, o  PMBOK é um guia, uma padronização que identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas de gestão de projetos. 

Desta forma, como você deve ter percebido pela definição de projeto descrita acima, é uma ótima ferramenta que auxilia não só profissionais nas áreas de TI, Engenharia e Arquitetura.

Ele também é um ótima alternativa para auxiliar o profissional de evento.

Isso quer dizer que preciso de uma certificação PMI para trabalhar com gestão de eventos?

De forma alguma, como descrito acima, ele auxilia e apoia em dez áreas do conhecimento:

Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, as Comunicações, os Riscos, Aquisições e as Partes Interessadas.

Mas, ter um certificado, não garante que você será um bom produtor de eventos.

Ele apenas abre mais sua mente para gerenciar.

Assim, a grande maioria dos profissionais de eventos não possuem certificação alguma e, nem por isso, são profissionais limitados.

Eu apostaria em dizer que como em qualquer profissão o apoio teórico é importante.

Nada substitui a experiência de um profissional. a vivência é capaz de te preparar cada vez mais para futuros trabalhos.

Tipos de eventos

Existem muitos tipos de eventos, vamos nos focar naqueles que temos maior interesse.

Nossa categorização não corresponde aquelas usadas nos meios acadêmico, como por exemplo, nos cursos de pós-graduação.

Tomamos essa decisão, pois acreditamos que nosso objetivo é trazer conhecimento através das experiências e, não no foco acadêmico.

Para exemplificar, no livro da Kadidja Valéria Reginaldo de Oliveira, Planejamento e Organização de Eventos, a autora classifica os tipos de eventos em: Privados, Públicos, Empresariais, Técnico-científico e Sociais, onde:

  • Privados: referem-se a eventos da vida pessoal dos organizadores, como aniversário casamentos, formatura, batizados, etc…
  • Públicos: são eventos da vida social de uma comunidade, como cerimonial de posse de autoridades, comícios, debates etc…
  • Empresariais: os eventos que fazem parte de realizações de uma ou mais empresa, como feiras,convenções, etc…
  • Técnico-científico: referem-se a eventos com objetivo de estudo, com contribuição para o campo acadêmico, como seminários, congressos, jornadas, etc..
  • Sociais: são eventos em benefícios para desenvolvimento social, sejam beneficentes ou não, como coquetéis, desfiles, leilões, etc…

Como citado, nosso objetivo não é produzir um conteúdo acadêmico.

Portanto, classificaremos popularmente e como mercado praticado no mercado.

Desta forma, dividiremos os tipos de eventos em dois grandes grupos e com conceitos diferentes ao acadêmico.

Eventos sociais e eventos corporativos

  • Eventos Sociais: eventos dedicados a momentos marcantes de uma fase da vida, ligados diretamente a um sonho. 

    Entre os eventos sociais estão: casamentos, formaturas, 15 anos, celebração de bodas, aniversários, noivados, confraternização entre amigos e outras confraternizações.
  • Eventos corporativos ou empresariais: eventos de cunho comercial e/ou educacional sempre vinculado a empresas.

    Entre os eventos corporativos, podemos destacar: comemoração de metas concluídas, feiras, congressos, workshops, cursos, painéis, simpósios, seminários e outros.

Partes envolvidas na relação:

Empresa de produção de evento/Produtor de eventos

Como nome sugere, a empresa de produção de eventos ou produtor autônomo é responsável por organizar, executar e avaliar um evento.

Fornecedores

Os fornecedores são a parte da relação da qual a empresa de eventos ou produtor autônomo se utiliza para entregar a melhor qualidade para o cliente.

Entre os fornecedores estão profissionais do ramo:

  • Alimentação
    • doces, 
    • salgados 
    • buffet
  • Bebidas
    • alcoólicas
    • não alcoólicas
  • Proprietários de salão, espaços e casas para eventos
  • Áudio e vídeo
    • DJs
    • Bandas
    • Equipamento de som
    • Equipamento de luz
    • Telões para vídeo
    • Fotógrafos
    • Filmagens
  • Locação de equipamento personalizados
    • Brinquedos
    • Geradores de energia
    • Utensílios de cozinha
  • Designer 
    • Produção do convite impresso e/ou digital
  • Pessoal
    • Seguranças
    • Animadores de festas
    • Garçons
    • Serviços Gerais

Clientes

São as pessoas e empresas que contratam o serviço da sua empresa de eventos.

Organização e gestão de eventos

Para muitos, organizar e produzir eventos é uma arte, se utilizar de técnicas para chegar ao sucesso.

A complexidade de cada evento, óbvio, vai depender do tamanho e exigências dos clientes.

Como produtores de eventos, temos que estar atentos aos mínimos detalhes e entender que cada evento é único.

Logo, a organização e gestão podem ser divididos em três grandes atos ou fases, que são Pré Evento, Transevento e Pós Evento.

A atenção máximo em cada um deles, a experiência de produtor e a escolha certa dos diversos fornecedores e colaboradores são decisivos neste momento.

Antes de falarmos das três fases em específico, vamos falar de uma ferramenta poderosa para quem está iniciando.

Muito produtores a utilizam para eventos de médio e de pequenos portes.

A TO DO LIST, conhecida também como Lista de Tarefas ou Checklist, é como o próprio nome sugere. uma lista de tarefas de operações que devem ser executadas.

Assim, pode parecer um solução boba, mas ter uma ferramenta de checklist como essa, te ajudará a evitar uma dor de cabeça maior. 

Porque ela pode ser feita através de uma simples planilha do excel.

Quanto mais detalhes sobre cada tarefa a ser executada em todo processo de organização e gestão de evento, melhor.

Exemplos de detalhamentos podem ser:

  • Tipo e custo do fornecedor;
  • Data disponível para o serviço
  • Data de entrega dos produtos
  • Locação do local.

Na prática, essa lista de tarefas, pode ser dividida dentro de cada um das fases.

A contratação de fornecedores como bebida e comida podem estar na fase Pré Evento.

A lista de convidados para a recepção do evento estará dentro da fase Transevento.

Contudo, no Pós Evento é hora de avaliar como foi seu evento, essa é uma fase importante.

Porque é hora de verificar se todo o planejado ocorreu como o esperado.

Esses foram alguns exemplos, você deve fazer uma avaliação junto a sua realidade de produção.

Etapas ou fases do evento

Um evento é composto de três grandes etapas, o pré evento, transevento e pós evento.

Essas etapas são conhecidas também como planejamento, execução e avaliação.

Cada uma delas possui suas atividades, e atributos e, você como produtor de eventos deve ficar atento a todas elas.

Pré evento:

Considerado por todos o produtores de evento o momento fundamental e decisivo.

Essa é a fase do planejamento, imprescindível para qualquer área de atuação, o que dirá para um acontecimento.

É aqui que, racionalizamos as atividades, gerenciamos os recursos envolvidos e pensamos a implantação do projeto. 

Desta forma há alguns pontos básicos a se atentar neste momento.

Contratos 

Essa é um dos artefatos mais importantes.

Primeiro como proteção financeira para as diversas partes, seja cliente, o produtor e os fornecedores.

É ele que garante o acordado em termos de estrutura, orçamento, produtos e serviços.

Desta forma, evita surpresas desagradáveis, na pior das hipóteses é este instrumento que será utilizado para questões judiciais.

Planejamento

Além do citado no início do parágrafo, é neste momento no qual entra o racional de toda estrutura.

Definição de objetivos, formas de avaliar se os objetivos foram compridos, verifica o orçamento disponível.

E, saber gerenciar a contratação dos fornecedores dentro deste orçamento.

Transevento

Fase executiva de evento, nela damos ênfase às aplicação das atividades previamente previstas no Pré Evento.

Se os acontecimentos durante o evento não forem bem orquestrados podem se tornar uma dor de cabeça.

Isso serva para qualquer tipo de evento, sejam corporativos e eventos sociais.

Desta forma, ambos requerem atenção e timing, mas ainda há o andamento do evento em si, para isso, podemos utilizar uma ferramenta chamada de Mapa de Produção.

Mapa de produção

O Mapa de produção é a relação dos acontecimentos, cerimônias e checklist de providências, materiais e tarefas necessárias durante o evento.

Estão inclusos aqui a recepção aos convidados e/ou participantes, organização de horários de serviço ao buffet no caso de eventos sociais.

E, no caso de eventos corporativos, os serviços de provisão de materiais e apoio aos palestrantes devem fazer parte do Mapa de Produção

Cronograma do evento 

O cronograma de evento é um artefato que complementa o Mapa de Produção.

Nele se encontram as relações das atividades e providências ordenadas dentro de um determinado espaço de tempo com previsão de início e fim.

No cronograma também consta a responsabilidade de execução, acompanhamento e avaliação constante.

Pós evento

Esta é a fase de avaliação, colher feedback de clientes e fazer uma auto-análise de todo o projeto.

Isso, para entender o que pode ser melhorado para os próximos.

São iniciativas essenciais para continuação e crescimento do seu trabalho como produtor e de sua empresa de evento.

Além do mais, você deve organizar o material como fotos e relatos sobre o evento.

Desta forma, lhe ajudará a ter um portfólio que futuramente lhe ajudará a vender para mais clientes.

Ferramentas para gestão e organização de evento

As ferramentas são úteis para organização, automação e diversas outras atividades relacionadas ao evento.

Desta forma, tem por finalidade lhe ajudar em todas as fases.

Além de organizar, elas podem auxiliar na otimização de tempo em terminadas tarefas.

Abaixo separei algumas delas e dividi por tipos de funções nas quais elas correspondem.

Organização

Planilhas

Pode ser excel da microsoft ou Google planilhas, o que importa neste momento é você organizar as tarefas a serem desenvolvidas para o evento.

Trello

Uma ótima ferramenta gratuita e mais visual que as planilhas para sua organização e gestão de tarefas.

Sendo assim, ela é uma opção pois possui templates feitos pela comunidade que a utiliza para diversas atividades.

Alguns tipos de uso da ferramenta são a gestão de times ágeis e em projetos em cascata.

Confira esse template do trello para gestão de eventos.

Runrun It

Essa é ferramenta de gestão de projetos, mas, se adapta perfeitamente para organização e gestão de eventos.

Logo, ela mais completa que as outras, se você necessita controlar tempo para cada tarefa, ela é perfeito para isso.

Celebra Digital

A Celebra Digital, é ideal para você fazer a gestão sem depender de planilhas.

Nela você consegue cadastrar fornecedores, salões e casas de festas, obter relatórios para gestão de custos de eventos, gerar contratos de prestação de serviços.

Por fim, uma ferramenta completa para diversos tipos de evento e o melhor custo benefício do mercado.

Divulgação:

Facebook:

O Facebook possui uma ferramenta interna para você criar e divulgar seus eventos que podem ser privados ou público, assim, uma ótima ferramenta gratuita onde a maioria dos seus convidados estão.

Por fim, ela ainda lembra as pessoas através de seu alerta, você pode colocar as fotos por lá, bem como o convite e informações necessária sobre sua festa. 

Sympla e eventbrite

São ferramentas muito parecidas para divulgação de eventos.

Ambas são utilizadas para eventos comerciais como cursos, workshops pagos.

Porém, nada impede de você colocar seu evento lá e ter uma ótima ferramenta de inscrição, fazendo com que seus convidados seja levados a uma página e confirmem sua presença.

Avaliação:

Google Forms

Um boa ferramenta para colher feedback com seus clientes sobre a condução de todo projeto é o Google Forms.

Conclusão

Nosso objetivo com esse guia foi de incentivar a você a dar seus primeiros passos como produtor de evento.

Colaborando para uma visão geral dos principais pontos dessa atividade.

Dessa forma, no início ela parecerá complexa, mas com o passar do tempo você pegará experiência e chegará aos seus objetivos com maestria.

Contudo, se este conteúdo foi útil para você e acredita que possa ser útil para outras pessoas, compartilhe nas redes sociais e grupos de Whatsapp para que esse conhecimento alcance o maior número de interessados sobre o tema.

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