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Produção de Eventos

Gestão de projetos como ferramenta para organização de eventos

Neste artigo vou te mostrar um passo a passo de como utilizar gestão de projetos como ferramenta para organização de eventos.

Nós profissionais, sabemos o quanto dá trabalho planejar, executar e avaliar o evento que produzimos.

Trabalhar com gestão de eventos não é tarefa simples, a ansiedade e pressão do pré-evento, os imprevistos que podem acarretar durante fazem parte do jogo.

Se você acompanhou nossos conteúdos até o momento sabe que defendemos que não necessitamos ter uma certificação PMP para ter sucesso na produção de eventos.

Porém, não podemos negar que organização de eventos possui os atributos característicos de um projeto.

Assim, entender, conhecer e aplicar a gestão de projetos faz todo sentido para organização de eventos e diminuem os riscos de fracasso.

Pensando nisso, este artigo serve como um guia prático da utilização da gestão de projeto como ferramenta para organização e gestão de eventos.

Vamos lá!

Como surgiu a gestão de projetos

A história da gestão de projetos inicia há milhares de anos, porém, as modernas táticas de gerenciamento teve seu início no final do século 19.

Na antiguidade, a construção da pirâmide de Gizé no Egito e a Muralha da China são alguns exemplos dos princípios básicos dessa atividade.

Durante todo esse tempo até o final do século 19, tivemos poucas evoluções nesta área, visto que, tarefas de gerenciamento de recursos, coordenação de tarefas e  tempos (horários) sempre existiram. 

Foi no final do século 19 que as coisas mudaram, infraestrutura em grande escala como a construção da Estrada de Ferro Transcontinental nos EUA.

Desde então não bastava apenas gerir recursos, tempo e escopo e sim, como fazer para otimizar esses fatores.

No mesmo século também deu-se início a regulação trabalhistas, o que levou a novas dificuldades e um novo desafio a ser enfrentado. 

Porém, foi no século 20, que Henry Gantt, considerado o pai da gestão moderna de projeto ajudou a empresários a planejar e controlar projetos atendendo as novas leis trabalhistas.

Inclusive, o famoso Gráfico de Gantt é um modelo gráfico no qual ele criou para controlar e monitorar projeto, e leva seu nome.

A partir daí, a coisa evoluiu bastante e muitos autores, empresas e instituições se debruçaram sobre disciplina.

Entre as evoluções deste século estão:

  •  Método do Caminho Crítico (CPM); 
  • Técnica de Revisão da Avaliação do Programa (PERT); 
  • Abordagem da Estrutura da Repartição do Trabalho (WBS);
  • A criação do Project Management Institute;
  • Método PROMPTII
  • Computadores facilitaram a gestão de projetos 
  • Internet ajudou a popularizar ainda mais a profissão para outras áreas  

Enfim, como você pode ter notado os saltos mais atuais na evolução da profissão foram mais recorrentes, assim como em outras profissões onde a digitalização está mudando tudo.

Agora que o contexto da história nos ajudou a apresentar as necessidades iniciais e nos trouxe ao dia de hoje, vamos ao que realmente importa.

Mas afinal, o que é gestão de projetos?

Gestão de projetos nada mais é que uma série de atividades e controles que precisam ser gerenciados dentro de um determinado orçamento, tempo e escopo para alcançar uma finalidade.

A Project Management Institute (PMI), referência mundial quando o assunto é projetos define o gerenciamento de projeto como:

“Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.”

Esse resultado é alcançado por meio de práticas, competências, conhecimento aplicado de habilidades, ferramentas.

Se você trouxer para o mundo dos eventos, perceberá que a definição de gestão de projetos cabe como uma luva para organização de eventos.

Na prática, ela é uma ferramenta obrigatória e que mesmo sem você perceber, você de alguma forma gerencia o projeto evento.

Digo isso, porque há práticas que foram desenvolvidas e são atualizadas continuamente pelo PMBOK que faz parte do PMI.

Porém, não necessariamente você ou algum colaborador precisam ter um certificado da instituição em sua empresa de eventos.

O que é certo é que, quanto mais domínios em ferramentas que possam lhe ajudar o sucesso na organização e produção de eventos que sua empresa faz, melhor.

Fato é que, assim como a organização de eventos, os projetos possuem um ciclo de vida.

Ciclo de vida de um projeto

Quando falei que organização de eventos possuem fases muitos parecidas com o gerenciamento de projetos, é porque realmente elas possuem.

Após fechar um contrato com algum cliente, o primeiros passos para entender as necessidades dele são dados.

Dentro desses definições, estão escopo(o que o cliente quer), o tempo (quando será feitos o evento) e o investimento (quanto o cliente pagará e como você fará para obter lucro).

  • Iniciação do projeto:

Definido os passos acima, temos a iniciação do projeto e a criação de um documento chamado Termo de Abertura.

Nele consta todas definições macros e pré acertadas para que o projeto comece a ser desenvolvidos.

  • Planejamento

Assim como a Iniciação, o planejamento faz parte do pré-evento e também é uma etapa do ciclo de vida de um projeto. 

Nesse planejamento consta tudo sobre o evento, orçamento e contratação de fornecedores de alimento, bebidas, bandas, palco, iluminação e decoração.

Com a ajuda das ferramentas de gestão de projeto como Gráfico de Gantt, mostrado anteriormente e que mostraremos mais abaixo em um exemplo prático, você terá uma visão de tudo que precisa para o projeto ser um sucesso.

O planejamento como sabemos é a alma do evento.

  • Execução

Aqui se encontra o transevento, ou seja, tudo o que foi planejado para a etapa do acontecimento do evento.

No transevento ou etapa de execução, muitas coisas não planejadas podem sair do controle e é aí que entra outro fator importante de um gerenciamento de projeto.

O gerenciamento de riscos, em todo projeto há riscos que podem ser mitigados ou ainda minimizados, um bom profissional de projeto muitas vezes consegue antever.

  • Monitoramento e controle

Um bom gerenciamento de projeto possui essa etapa desde seu início, isso porque monitorar e controlar todas as etapas é imprescindível.

O monitoramento e controle também é muito positivo no final do projeto, em seu encerramento.

  • Encerramento

Encerramento do projeto e do evento inicia-se logo após o término do acontecimento.

Hora de recolher os equipamentos e utensílio e produtos que foram utilizado, mas neste momento também é importante reunir a equipe e fazer um balanço inicial do evento.

Muitas empresas de eventos fazem muito bem o pós venda, ou seja, entram em contato para colher feedback e se relacionar com o cliente.

Áreas de atuação da gestão de projetos

Áreas de atuação de gestão de projetos são campos de conhecimento especializados do gerenciamento e podem ser adaptados para os eventos:

  • Gerenciamento de escopo

É a gestão do que será entregue no evento do cliente, ou seja, identificar  e controlar possíveis gargalos e tomar atitude quando ao objetivo a ser entregue.

  • Gerenciamento de tempo

Verificar se o que está se às tarefas e atividades pré acertadas com o cliente será entregue no tempo combinado, no caso, no dia do evento.

  • Gerenciamento de qualidade

Não basta ser entregue, o evento precisa oferecer o que foi combinado com qualidade, seja a contratação de fornecedores, equipe de suporte e colaboradores.

  • Gerenciamento de custos

A parte financeira também precisa de uma gestão eficiente, pois de nada adianta você entregar o seu serviço se não houver lucro para sua empresa.

  • Gerenciamento de aquisições
    É nessa área de conhecimento que estão a aquisição de equipamentos, negociação com fornecedores e outros.
  • Gerenciamento de comunicações
    A comunicação é um das maiores virtudes de equipes e empresas de sucesso, e comunicar-se com eficácia é um desafio.

    Desde um simples comunicação entre equipes ao desafio de captar e garantir que todas as necessidades apontadas pelo cliente sejam atendidas.
  • Gerenciamento de recursos humanos
    Gerenciar pessoas é uma arte, ainda mais quando lidamos com um alta probabilidade de imprevistos como é o caso dos eventos.

    Saber contratar o colaboradores e dar o apoio necessário para o seu desenvolvimento também faz parte das áreas de conhecimento de um gestor de projetos.
  • Gerenciamento de riscos
    Por ser um tipo de atividade na qual a probabilidade de imprevistos são grandes, trabalhar previamente no gerenciamento de risco é necessário para o sucesso do evento. 
  • Gerenciamento de integração
    Integrar processo e equipes é muito necessário visto que um evento deve funcionar como um orquestra em que nada deve faltar para ser completo
  • Relacionamento com stakeholders
    Não importa o stakeholder, todos eles são importantes para que o evento seja um sucesso, o cliente pois ele contratou e sua equipe pois ela está na linha de frente.

    Saber ouvir e se relacionar com sua equipe pode lhe render boas melhorias no seu processo.

Vantagens de utilizar gestão de projetos em eventos

Como descrito no início, se você chegou até aqui, deve ter percebido que a organização de eventos possui os atributos típicos da gestão de projetos.

Além disso, o ciclo de vida de um evento é semelhante a de um projeto e é formado pelo pré, trans e pós evento.

Ao contrário de processos, projetos possuem um atributos de tempo, custo e especificações.

Na gestão de eventos existem diversos stakeholders, assim como projeto, de clientes a fornecedores, passando por equipe da hora do evento.

Possuir um gerente de projeto lhe trará os seguintes benefícios ao seu evento:

  • Maior controle dos processos: Dependendo do tamanho do evento, organizá-lo será um tarefa complicada, portanto, ter um controle de processos pode garantir que tudo saia como deve sair.
  • Cumprimento do cronograma: Importante, evento nunca pode atrasar, seja o motivo que for, nisso a gestão de projeto auxilia e muito, entendendo os gargalos que poderão ocorrer para a entrega do evento completo na data pré acordada com o cliente.
  • Monitorar lucratividades: Sem lucro nenhuma empresa sobrevive, saber gerenciar essa parte portanto é muito necessário principalmente para evitar desperdícios.
  • Minimizar riscos: Além do levantamento de tarefas, atividades etapas e tudo que envolve a gestão de um projeto, você também precisa minimizar os riscos.

    Estruturando as possibilidades de riscos que um evento pode oferecer, você diminui as chances de insucesso.

    Obviamente que imprevistos acontecem e quem nem sempre conseguimos mapear esse problemas.

    Mas conseguindo antecipar ou pelo menos perceber que eles têm uma chance maior de acontecer te ajudará a minimizar esses riscos.

    Assim, você tem maior previsibilidade sobre o evento que está produzindo.
  • Assertividade na tomada de decisão: O gerenciamento de projeto bem organizado é chave para tomada de decisão assertivas.

    Quando você gerencia corretamente um evento através de ferramentas de gestão de projetos, você conhece minuciosamente todas as etapas, processos e atividades.

    Se as informações estão estruturadas, o levantamento daquilo que pode sair errado também estará no escopo do projeto.

    E, estando mapeados esses possíveis problemas que podem ocorrer durante o, você consegue tomar decisões mais assertivas.
  • Melhorar o engajamento do time: O gerenciamento de projetos permite melhorar o engajamento entre o time.

    Se cada membro da sua equipe tem sabem as suas atividades e o que esperar deles, o engajamento aumento.

    Isso porque, times que não possuem objetivos claros, têm maior probabilidade de não engajar. 

    Além disso, a gestão de projeto ajuda no seu relacionamento com a equipe, você estará sempre comunicando e ouvindo-os.

    O relacionamento é sem sombra de dúvidas um fator decisivos para o engajamento dos membros do time.

    Esse relacionamento pode render bons frutos para sua empresa de eventos, visto que processos podem ser melhorados intra e entre equipes.

    Colaboradores que estão na linha de frente podem trazer bons insights vindo dos clientes para evoluir a organização de eventos.
  • Satisfação do cliente: Nosso compromisso como organizadores de eventos é satisfazer o cliente, para que aquele acontecimento único em sua vida seja lembrado com carinho em sua memória.

    E para chegar a essa métrica de sucesso, ter uma organização incrível, fazer uma boa gestão de todas as etapas do evento é fundamental.

    Portanto, o gerenciamento de projeto nos ajuda a visualizar muito bem as etapas e cada uma das tarefas relacionadas a essas etapas.

    Isso, por sí só nos faz perceber os pontos que precisam ser melhorados durante todo o processo, nos ajudando a alcançar a total satisfação do cliente. 

Gestão de projetos em eventos na prática

Chegou a hora que você estava esperando.

Após entender todos os passos até aqui, vamos a parte prática de como gerenciar seus eventos utilizando ferramentas de gestão de projetos.

Colocaremos a mão na massa o nosso cliente imaginário fará um jantar dançante para arrecadar fundos.

Nosso cliente se chamará Casa de Apoio ao Idoso, uma instituição beneficente fictícia.

Após um papo inicial com a instituição, definimos orçamento, local, objetivos, benefícios, patrocinador e premissas.

Lembre-se, que é um exemplo e simplifiquei ao máximos para ser o mais didático possível, tome esse exemplo como base, mas você precisará adaptá-lo a sua realidades.

Desta forma, podemos criar nosso documento chamado Termo de Abertura.

Nele está descrito as informações inciais do projeto, segue um exemplo abaixo:

Outra ferramenta do gerenciamento que pode nos ajudar na organização do evento é a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Com ela, temos uma visão das principais atividades a serem desenvolvidas durante o evento:

Definido o escopo, basta agora colocar em um gráfico de Gantt.

Lembra do início deste artigo, quando falamos sobre a história da gestão de projetos e que Henry Gantt teve grande contribuição para gestão de projetos moderna.

Pois então, agora você pode começar a utilizar a gráfico de Gantt dividindo as tarefas com o número de dias, semanas, quinzenas ou mês.

O bom deste tipo de gráfico é que você percebe visualmente o que foi planejado, o que está concluído e a porcentagem.

Ele facilita muito para entender gargalos ou minimizar riscos, como mostra a imagem abaixo:

Entre outros pontos importantes que ainda faltam no nosso exemplo está o gerenciamento do custo para não estourarmos nosso orçamento.

Portanto, uma avaliação, análise e tomada de decisão quanto aos nosso fornecedores será necessário,

Indispensável dizer que os fornecedores são parte importante de um evento e as avaliações e tomadas de decisão de contratação não devem apenas ser baseadas no preço, qualidade também é fundamental.

Conclusão

A finalidade deste artigo foi servir como um guia básico de como utilizar as ferramentas de gerenciamento de projetos em gestão de eventos.

Sendo assim, você encontrou os conceitos básicos, um pouco da história e entendeu o que é e como aplicar na sua empresa.

Óbvio que o assunto não acaba por aqui, há muitas outras coisas sobre gestão de projetos a se aprender e que com certeza levará a sua empresa de eventos ao sucesso.

De qualquer forma, espero ter te ajudado a dar o primeiro passo e despertado o interesse nessa atividade com com certeza te ajuda a gerir melhor os eventos que você produz.

Se, você acha que este arquivo contribuiu para o seu crescimento no mercado ou entende que possa ajudar um colega ou amigo, compartilhe com ele  pelo WhatsApp ou nas suas redes sociais.

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