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Produção de Eventos

O que faz e qual o perfil do profissional organizador de eventos?

Um profissional organizador de eventos é peça fundamental na gestão de eventos de sucesso, neste artigo vamos descobrir o que é, o que faz, qual o perfil do profissional de eventos e suas habilidades.

Entendendo que um evento se faz com pessoas capacitadas e com habilidades diversas, o profissional organizador de eventos necessita ter uma visão ampla e gosto por solucionar problemas.

Os desafios de produzir um evento são enormes a qualidade e eficiência é que faz com que um profissional de organização de evento se destaque no mercado.

Um evento proporciona relacionamento com as demais partes, sejam clientes,  fornecedores, colaboradores e prestadores de serviços diretos.

A complexidade de comunicação é imensa e o organizador de eventos precisa estar atento a todos os detalhes para orquestrar com perfeição todas as etapas.

Lembrando que sua atenção é requerida em todos os momentos, pré, trans e pós evento.

Qual a função do profissional organizador de eventos?

Antes de entendermos qual o perfil deste profissional, precisamos entender o que ele faz, para assim, baseado em suas tarefa identificarmos melhor seu perfil.

Um profissional produtor de eventos possui muitas responsabilidades entre suas atividades, muitos confundem ele com alguém, que frequenta eventos e festas.

Essa dedução é errada, primeiro porque existem diversos tipos de eventos que não necessariamente está relacionado a festas.

Desta forma, esse profissional pode atender por exemplo eventos corporativos que nada tem a ver com o festas.

Por outro lado, mesmo que ele atue em eventos sociais, enquanto todos estão se divertindo, ele está ali ralando.

Assim, se você está pensando em entrar nesse ramo por esse motivo, pode tirar seu cavalinho da chuva, saiba que essa profissão é de muito trabalho.

Um profissional organizador de eventos, portanto, tem sua atuação do início ao fim de um projeto.

Ele se envolve com planejamento, conceito do evento, orçamento, escolha de fornecedores e colaboradores que atuaram em diversas área dentro do evento.

Dependendo do ramo de atuação da empresa de evento, ele inclusive é responsável pela busca de patrocinadores.

Muitas das definições relacionado ao evento são feitas por ele.

Durante o evento ele organiza terceiros, funcionário e colaboradores, ele é basicamente um maestro que precisa estar atento aos incidentes que podem acontecer no evento.

Além disso, é responsável no pós evento, colhendo feedback de clientes, e organizando o desmonte dos equipamentos feita pela equipe , utensílios e cenário, caso haja.

Portanto, enquanto todos estão se divertindo, ele está lá, colocando a mão na massa e solucionando problemas que possam ocorrer.

Qual Perfil e habilidades do profissional organizador de eventos

Muitos profissionais em início ou em transição de carreira se perguntam o que é preciso para ser um organizador de eventos?

Essa é uma pergunta recorrente neste meio e a resposta  para ela é entender primeiro o perfil do profissional organizador de eventos.

Existem diversos tipos de profissionais nessa área e suas habilidades são amplas e devem passar desde o softskills a hardskills.

Obviamente, nem todo profissional organizador de eventos é 100% em todas habilidades e, isso é normal, afinal, somos humanos.

Porém, o perfil retratado abaixo deve de alguma forma permear este profissional, algumas skills em maior grau que outras.

De qualquer modo, as habilidades abaixo são extremamente necessária para o organizador de eventos.

Conhecimento das funções

Será pouco provável que um profissional de organização de eventos tenha sucesso em sua profissão se não tiver plenos conhecimento das funções que envolvem a gestão de evento.

Definitivamente, fará muita diferença se você souber o papel de cada um da equipe de eventos.

Diria que não só o papel, mas todas as funções desempenhadas pela equipe, isso lhe ajudará a manter o sobre controle o eventos produzido.

Entram neste conhecimentos todos pontos pré, trans e pós evento.

Discrição

Ter reconhecimento na profissão não é ser uma estrela dos eventos, lembre-se que você está produzindo eventos e sua missão não é ser o ponto focal do acontecimento.

Manter a discrição durante o eventos e fazer com que ele funcione perfeitamente mesmo quando aconteça algum deslize.

Aliás, se o deslize não for notado ou mesmo que seja, mantenha a discrição, ponha nos trilhos, quanto menos pessoas ou nenhuma notar, mais sucesso você terá.

Além da função, ser discreto como pessoa fará de você ainda mais requisitada, pois não chama a atenção indevida para si.

Apresentação

Aqui vale aquele velho ditado, “a primeira impressão é a que fica”. 

Portando, uma boa apresentação e cuidado pessoal nunca é demais, lembre-se você está sempre em contato com o público, é inerente da profissão.

Se você não cuida o mínimo do seu visual, como vai fazer algum cliente acreditar que terá um cuidado com o evento que ele está contratando.

Os cliente analisam cada oportunidade em seu contato com você, lembre-se que muitas vezes ele está realizando um sonho de uma vida e quer ter certeza de estar deixando esse sonhos nas mãos certas.

Pontualidade

Essa habilidade é imprescindível para o profissional de organização de eventos e assim como o ponto anterior é fundamental para seu sucesso.

Pontualidade é importante em qualquer profissão, mas quando falamos de acontecimentos com agendamento prévio é essencial.

Aqui vale ressaltar que se você trabalha com fornecedores, terá que se preocupar também com a pontualidade dos mesmos.

Seus clientes não estão interessados em saber se aquela encomenda para o evento chegou atrasada.

Você é que está com a cara a tapa nessas situações, então garanta que tudo estará tudo pronto conforme agendado previamente com seu cliente.

Versatilidade e Agilidade:

Imprevistos podem ocorrer, por isso o nome, imprevisto, então ser um profissional versátil, pode garantir bons resultado em eventos nos quais possam ocorrer algum tipo de problema.

Esteja pronto para assumir alguma responsabilidade ou ocupar algum cargo se alguns de seus colaboradores faltarem por algum problema, ou mesmo chegarem atrasado.

Lembre-se o evento não pode parar.

A habilidade da agilidade está em tomar as rédeas da situação o mais rápido possível com competência.

Por isso, ter conhecimento sobre as funções do resto da equipe é fundamental.

Liderança

Quando falamos de liderança, falamos de líderes e não chefes, líderes inspiram chefes mandam.

Líderes indicam, guiam a ajudam seus liderados a alcançar um objetivo comum, o sucesso.

Chefes são autoritários e normalmente não inspiram e não conseguem tirar o melhor de suas equipes.

Ele chefia por medo, ou seja, deixa todo mundo sob tensão constante.

Quando falamos em organização de eventos é isso que não podemos ter, deixar os liderados tensos e com medo.

Isso tudo tira a capacidade de tomada de decisões corretas ou a criatividade para sair de situações muitas vezes embaraçosas e complicadas.  

Organização

Essa não tem nem o que comentar, é a número 1 para o profissional organizador de eventos.

Quando um evento é organizado com qualidade desde a fase de planejamento, dificilmente ocorrerá grandes problemas.

É claro que incidentes acontecem, mas de forma geral se bem organizado para solucionar esses problemas momentâneos será mais fácil.

Como dia a organização deve ser feita desde o pré evento, passando pelo transevento e pós.

Ter um planejamento fará as coisas mais fácil, independente se o evento é social ou corporativo.

Disposição

Indiferente do seu ânimo no dia do evento, ser um pessoa energizada lhe permite a alcançar grandes eventos.

Mas a disposição não está ligada somente ao ânimo, ainda há mais fatores que agregam muito ao seu perfil.

Estar disponível ao seu cliente é fundamental para essa relação, é óbvio que há limites, mas quando agendado ou a pedido dele, esteja presente.

A outra forma de disposição é estar sempre aprendendo, ter disposição para aprender e buscar novos conhecimentos da área de evento vai te colocar a frente do mercado como profissional.

Comunicabilidade

Há habilidades fundamentais que não tenho outro adjetivo a não ser obrigatório.

A comunicabilidade ou comunicação é fator decisivo para o sucesso do evento, a comunicação é um via de mão dupla.

Muitas pessoas acreditam que ter habilidade de comunicação é apenas saber falar, muito pelo contrário.

Saber ouvir e interpretar as necessidades dos clientes é realmente importante para chegar ao resultado esperado por eles.

De nada adianta você ser proativo e ter milhões de ideias se quando chega no dia do evento, seu cliente não vê aquilo que estava esperando.

Além disso, o profissional organizador de evento é a ponte entre os colaboradores com o ambiente e clientes.

Seja claro com a equipe, explique diretamente o que você quer deles, sem rodeios.

Criatividade

A criatividade pode e deve ser estimulada para o profissional organizador de evento.

Ter um perfil criativo não é apenas trabalhar com as artes como música, artes plásticas e manuais. 

É sim, ser capaz de transformar toda informação captada em ações efetivas em momentos necessários.

Isso vale desde situações difíceis que possa ocorrer durante o evento, como em momentos de planejamento ou conseguir algum pedido específico do cliente.

E não basta ter apenas a informação, tem que agir em momentos necessários.

Solucionador de problemas

Essa é mais uma daquelas habilidades que o profissional organizador de eventos não vivem sem.

Basicamente a sua profissão é solucionar problemas para encantar clientes.

O profissional solucionador de problemas é super bem visto no mercado, pois apesar de ser fundamental para a profissão, dificilmente se acha um perfil com essa competência aflorada.

No geral, todos realmente conseguem solucionar problemas que aparecem, mas fazer isso com maestria e manter o controle da situação é realmente bem difícil

Por sorte, assim como as outras habilidades acima, ela pode ser treinada, seja com a experiência ou com exemplo de outros profissionais.

Qual perfil técnico do profissional organizador de eventos?

Imaginar que o profissional organizador de eventos deve apenas dominar o planejamento, momento e pós evento é subestimar o que envolve a profissão.

Ele deve ter mais conhecimento de outras áreas correlatas, mesmo que superficialmente e dependendo do caso, a profundidade será maior.

Digo isso, porque um organizador de eventos é diferente de empreendedor que se propõe a executar esses papel concomitantemente.

Um empreendedor da área de eventos tem uma gama de outras áreas para se preocupar, o evento como um todo é só mais uma dela.

A empresa não andará sozinha se o empreendedor decidir apenas olhar para a organização de eventos.

Portanto, esse empresário deve ter uma boa base de conhecimento em marketing, logística, finanças, administração, informática, tecnologia e até mesmo conhecimentos em psicologia, sociologia, redação e idiomas.

Claro que todas elas dependerão do foco de atuação da empresa de gestão de eventos que o empreendedor atua.

Mas, sem o mínimo de administração, marketing, logística, finanças e tecnologia, dificilmente sua empresa despontará como referência.

Quanto ao não empreendedor, ou seja, aquele contratado, esses conhecimentos técnicos de outras áreas o farão um profissional diferenciado no mercado de trabalho.

Como profissional destacado, a chance de trabalhar para boas empresas, assim como em qualquer área, são muito maiores.

Faça um reflexão, pergunte-se a si mesmo, se você contrataria um profissional ou trabalharia com um fornecedor meia-boca?

Óbvio que não! ou pelo menos não deveria.

Sabendo que esse fornecedor ou profissional pode colocar sua reputação ou da sua empresa no lixo, você sempre buscará se aliar com os melhores.

Voltando ao profissional de eventos contratado, entender de marketing, administração e o mínimo de finanças pode te colocar em um ponto acima do mercado.

Porque ser um profissional organizador de eventos

Ser um profissional de eventos requer muita paixão, lembra-se que enquanto os outros estão se divertindo você está trabalhando.

Portanto, gostar da profissão é extremamente importante.

Parece óbvio dizer que amar a profissão é necessário, mas há muitas coisas envolvidas nesta.

Trabalhar com eventos é muitas vezes abrir mão de estar com família em momentos especiais.

Você pode até se organizar para não trabalhar naquela data específica que você deseja, mas com certeza, não conseguirá  estar disponível em todas.

Além disso, gostar de se relacionar com pessoas é muito importante, nessa profissão, mais do que qualquer outra você terá sempre contato.

Deverá estar atento para momentos tensos, ser solícito e saber muito bem gerenciar crise, portanto, inteligência emocional é fator número 1 para escolher ser organizador de eventos.

Óbvio que essa aptidões se constroem no decorrer da jornada, você vai pegando o jeito com a experiência, como dizem por aí.

Se tornando cada vez mais cascudo com os aprendizados.

Muitos acham que essas soft skills nascem com as pessoas, claro que talento importa, mas muitas delas são treinadas através da experiência.

A impressão que se tem com o texto acima é que só estou falando pelo lado ruim.

Mas muito do que foi escrito será interpretado da maneira como você enxerga a vida.

Se você for um otimista, vai enxergar o copo cheio, ou seja, se relacionar, resolver problemas e saber fazer um gestão de crise, são aptidões nos quais as pessoas valorizam.

São poucas as pessoas que possuem essas habilidades e consegue equilibrá-las em sua caixa de ferramentas pessoas.

Essas são pessoas muito bem vistas no mercado, seja por clientes, ou por outras empresas que estão em buscas de melhores profissionais para ser seus colaboradores.

Então, a resposta para o título, porque ser organizador de eventos?

Porque a gestão e organização de eventos envolvem muitos desafios, planejamento, relacionamento e, claro, se alcançar os objetivos propostos, o reconhecimento da sua empresa, dos clientes ou do mercado.

Onde o profissional organizador de eventos pode atuar?

O organizador de eventos pode atuar basicamente em três locais no mercado.

  • Ser um empresário: Para ser empresário, o organizador de eventos não necessariamente só organizador de evento, ele terá que possuir a habilidade de empreendedor.

    Possuir as habilidades técnicas como administração, finanças, marketing, logística e outras citadas acima será necessário.

    Diria que só assim ele conseguirá gerenciar sua empresa de eventos, bem como colaboradores e fornecedores.

    Além disso, terá de lidar com a burocracia no Brasil que não é nada fácil.
  • Ser colaborador em uma empresa: Muitos profissionais começam assim, se desenvolvendo, aprendendo e adquirindo experiências para só depois dar um passo em criar sua empresa.

    Outros não, preferem realmente fazer parte de uma empresa e levar a vida como colaborador.

    Aliás, não há nada de errado nisso, no jogo profissional não há certo ou errado.

    O que existe na realidade é perfil, o quanto você está disposto em criar uma empresa ou o quanto está disposto em ser colaborador em uma.

    No mercado existem grandes empresas de eventos, quando falo grande não me refiro ao tamanho, mas em termos de qualidade de trabalho.

    Essas empresas estão sempre atrás de profissionais diferenciados para organizar eventos, elas sabem estes são raros, moscas brancas no mercado de trabalho.
  • Ser empreendedor: Ao contrário do empresário onde ele já possui uma empresa, um sistema que funciona muitas vezes sem ele.

    O empreendedor é o cara que tem aquele perfil de criar e desenvolver a empresa até que a mesma não necessariamente necessite dele.

    No nosso caso aqui, eu coloquei empreendedor, o profissional autônomo, seja ele MEI ou pequena empresa.

    O que esse profissional precisa é conhecer seu mercado, normalmente o autônomo atua em eventos menores, mas há quem conquistou respeito e hoje produz grandes eventos.

    Importante aqui é ter relacionamento com o mercado e bons fornecedores.

    Se você tem dúvida sobre legislação pode clicar no link acima, ou ainda acessar o portal do empreendedor do governo federal.

Conclusão

Agora que você entendeu um pouco do perfil do profissional organizador de eventos, pode tomar alguma decisão para que lado vai.

Se você é empregador esse texto te serviu para buscar um colaborador com um bom perfil.

O mais importante nos dois caso, é sempre estar buscando a entrega de qualidade, ou um profissional que entregue com qualidade.

Estudar o mercado para se manter sobre novas possibilidades ou reaproveitar de forma diferente o já feito é importante.

Se esse texto foi útil para sua empresa ou profissão, compartilhe pelo whatsap com quem tem a mesma paixão em organizar eventos como você.

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